O que são Documentos de Entidade?
Vamos começar com o básico. Entidades, simplificando, são negócios que são separados dos proprietários. Essa separação significa que a responsabilidade dos proprietários é distinta da da entidade, tornando essencial manter cada um separado. Os documentos legais relacionados ao negócio são chamados de documentos de entidade e são usados ao formar a entidade e ao longo de sua vida útil. Cada tipo de entidade possui documentos específicos que devem ser arquivados com o governo e mantidos em arquivo com o negócio.
Compreender documentação abrangente de entidade ajuda a informar nossa compreensão sobre por que eles são importantes para os profissionais de recursos humanos. Não apenas o departamento de RH ajuda a garantir que os documentos certos sejam criados e atualizados quando necessário, mas também utiliza as informações sobre a própria entidade para garantir que as políticas e procedimentos corporativos sejam seguidos. Documentos de entidade podem incluir itens como estatutos, acordos operacionais, acordos de parceria, declarações fiscais e certificados de boa situação.
Se o departamento jurídico não tiver documentos de entidade precisos, o departamento de RH será inadvertidamente o que sofrerá. Infelizmente, não entender como as questões de negócios funcionam significa que as equipes de RH não estarão tão bem informadas sobre suas próprias práticas. O departamento de RH pode até estar em risco de ser auditado pelo IRS se houver algum tipo de má gestão ou falha na comunicação entre os departamentos de RH e jurídico.
A melhor maneira de evitar essa situação é ter um único lugar para armazenar documentos de entidade. Isso não apenas reduz o risco de não conformidade legal, mas também significa que as equipes de RH têm menos carga ao tentar consolidar informações para todas as operações. Manter esses itens atualizados também é um benefício para revisões, renovações de seguros e uso externo.
Infelizmente, muitas pessoas se perguntam por que esses documentos são importantes. O valor desses itens está em proteger os interesses do negócio. Documentação bem organizada é necessária para auditorias, renovações e arquivamentos. Ter uma solução de armazenamento centralizada torna esses processos mais fáceis, o que significa menos tempo de inatividade para a equipe. Como um benefício adicional, todos conseguem permanecer em conformidade sem muito esforço. Documentos de entidade precisos também são necessários para abrir contas bancárias e tratar da cobertura de seguros.
Não há como negar que os profissionais de RH devem entender a importância de ter os documentos certos e mantê-los atualizados. Documentos de entidade devidamente mantidos incluem uma variedade de informações. Isso pode incluir o seguinte:
- Estatutos
- Acordos operacionais
- Acordos de parceria
- Declarações fiscais
- Certificados de boa situação
Esses são apenas alguns dos documentos que a equipe de RH pode acabar utilizando. É impossível listar tudo, pois cada negócio é diferente. No entanto, é muito mais fácil ver como esses documentos de entidade impactam o trabalho da equipe de RH. Ao entender o que são documentos de entidade, as equipes de RH podem ter uma perspectiva melhor de seu papel.
Os profissionais de RH são responsáveis por garantir que a documentação correta seja mantida em arquivo e organizada. Além disso, eles também são responsáveis por: Compreender o que são documentos de entidade permite que as equipes de RH se mantenham à frente do jogo em relação a seus papéis dentro do negócio.
Se você se sentir sem tempo ou recursos, deve considerar entrar em contato com um especialista de terceiros, como a Cherrypharm. Há muitas razões pelas quais essa é uma opção ideal. Não apenas eles ajudam a garantir que os documentos necessários sejam criados e mantidos em arquivo, mas também ajudam com questões relacionadas a impostos e governança corporativa. Melhor ainda, eles entendem a importância dos profissionais de recursos humanos também. Faz sentido buscar ajuda.
O que são documentos de entidade? Provavelmente, eles não estão muito altos na sua lista de prioridades. Mas, em vez de transferir o fardo para outro departamento, ter uma compreensão básica do que são documentos de entidade pode economizar bastante trabalho para sua equipe.
